COMUNICACIÓN. PLAN

Comunicar es todo aquello que permite a una persona relacionarse con los demás y con su entorno. La comunicación es un proceso dinámico a través del cual una persona se pone en contacto con otra u otras mediante un mensaje, esperando que den una respuesta o una opinión, o que adopten una actitud o una conducta.

Los elementos de la comunicación quedan reflejados en la diapositiva anterior.

Las personas necesitamos comunicarnos, es decir, deseamos transmitir a otra persona un mensaje, que queda a la espera de una respuesta, ya sea una opinión, un gesto o un comportamiento. Una de las partes, denominada emisor, envía un mensaje a otra persona, denominada receptor. El emisor debe, en el proceso de comunicación y para que este alcance su finalidad, codificar el mensaje y elegir el canal de comunicación más adecuado, de manera que, el receptor decodifique el mensaje en los términos deseados por el remitente.

Las funciones de la comunicación son, entre otras muchas:

- Afinidad: relaciones de interacción y asociación.

- Información. Adquirir conocimiento.

- Tomar decisiones: adquirido el conocimiento, decide sobre la cuestión.

- Confirmación: sabemos si la decisión es correcta o errónea. La comunicación lleva implícita la retroalimentación.

- Motivar.

- Coordinar.

- Mejorar comportamientos.

- Controlar.

Una comunicación ineficaz puede ser fuente de conflicto, por lo que debemos aprender tanto a ser un buen emisor como receptor, utilizando técnicas que nos enseñarán en que términos se debe expresar el mensaje (codificación), canales adecuados, tiempos, posturas, señales, etc. En resumidas cuentas, habilidades comunicativas.

Informar no equivale a comunicar. La información se centra en el dato concreto y se refiere al contenido, mientras que la comunicación tiene un componente afectivo relacional, ya que se refiere a poner en común algo, a compartir información. La información es parte de la comunicación. En la información, el emisor, transmite un mensaje a través de un canal, sin llegar a conocer este la reacción que ha provocado dicho mensaje. Es decir no se requiere una respuesta del receptor. En el proceso de comunicación el emisor espera o requiere una respuesta o conducta del receptor, es decir, se necesita un canal o mensaje de retroalimentación, pasando el emisor a receptor y este último a emisor; existe un proceso bidireccional, y no el unidireccional que existía en la información. La comunicación se convierte en un proceso dinámico que implica informar e interactuar, además de compartir, dialogar, hablar, escuchar, dar y recibir.

La comunicación en el ámbito laboral puede clasificarse de distintas formas, según los aspectos que se quieran destacar: Según la dirección del mensaje; según su estructura; según el código utilizado.

Podemos encontrarnos barreras en el proceso de comunicación, como podrían ser los prejuicios, las impresiones favorables o desfavorables que tenemos sobre una persona que se interpone al juzgar el resto de rasgos o actitudes de está, seleccionar unicamente la parte de información que nos interesa, como utilizar la defensa perceptiva, que es un mecanismo que utilizamos para defendernos de algo que no nos gusta o que nos resulta desagradable. Todo estas barerras son personales o psicológicas, pero también existen las semánticas como la físicas. Un ruido o incluso la iluminación o la temperatura inadecuada puede dificultar nuestra comunicación.

Un registro lingüistico, podría ser considerado como una barrera semántica.

Para ello debemos utilizar una serie de técnicas para vencer esas dificultades.

En el caso de efectuar una comunicación oral a un grupo, debemos tener en cuenta:

• Si se van a dar muchos datos, conveniente facilitar la información en algún soporte.
• Planificar el tiempo de la exposición, y resumir la infromación más relevante.
• Preparar el material que vaya a necesitar.
• Y tener en cuenta: el espacio, la temperatura, los asientos, la iluminación y el horario como la fecha.

Toda empresa deberá elaborar un plan de comunicación, pues con ello conseguirá, si es efeciente, mayor satisfacción entre la plantilla, un buen clima laboral por lo que su resultado final serán mayores beneficios.

Pero para ello, la empresa deberá definir los objetivos de la comunicación,  qué información se va a dar, cuándo, cómo, quién la va a dar, y en que tiempos, al igual que los metodos de control, para valorar por último el proceso.

Si no hay un plan de comunicación bien definido en la empresa, se recurrira a la comunicación informal, por lo que estaremos todo el día posiblemente desmintiendo rumores.

Por último, el cómo nos comunicamos, es muy importante, por lo que debemos saber bien elegir las palabras, pues de ellas dependerá que nuestro receptor entienda lo que queremos decirle. La comunicación es conseguir con el mensaje un cierto objetivo.

Story of a Sign. El poder de las palabras.

Fuente: Relaciones en el entorno de trabajo. edebé.